Para despedir el año en la sección de Social Media Travel, os traemos una pequeña guía de como preparar boletines o newsletters a través de la aplicación Mailchimp. Existen varias aplicaciones de terceros así como empresas que utilizan sus propias aplicaciones de creación y envío de newsletter pero al uso normal que realiza un bloguero no salen a cuenta. La aplicación Mailchimp tiene la ventaja de que su versión gratuita ofrece de sobra las suficientes funcionalidades para la elaboración de boletines electrónicos que la hace perfecta para nosotros. Ofrece hasta 12000 envíos mensuales (contados por días naturales) y guardar hasta 2000 direcciones de email para realizar dichos envíos.
De newsletter y boletines electrónicos recibimos muchos a lo largo del día de diferentes empresas, oficinas de turismo, promociones de páginas web de compras, de agencias de viajes, de aerolíneas, de administraciones, de organizaciones no gubernamentales… La mayor parte del correo que recibimos llega en este formato, a veces cansa y la mayoría de veces los borramos sin leerlos. Esa invasión tiene el origen que los boletines son fáciles de diseñar, se pueden guardar y utilizar de nuevo y llevar un control de los envíos realizados. A pesar del auge de las redes sociales que permiten compartir directamente la información, muchas veces se sigue utilizando este sistema para envíos a direcciones de correo electrónico, ofertas promocionales. Pero se puede hacer mucho más con las newsletters o mejor dicho con su formato que enviar simplemente que los zapatos de la marca X tiene un 80% de descuento. Se pueden enviar felicitaciones navideñas ahora en esta época, noticias, notas de presa, notificaciones, agradecimientos, agendas de eventos, cartas comerciales, etc. Toda aquella comunicación que minímamente se le pueda dar un diseño atractivo y hacer un seguimiento, es susceptible de hacerse en ese formato.
En nuestro caso hemos realizado dos newsletters para revisar un poco las características y opciones de la aplicación web, una de agradecimiento a los participantes del concurso con felicitación navideña y un pequeño regalo. La otra simplemente con la felicitación y el regalo con el propósito de ser compartida en la página de Facebook que es una opción muy interesante que tiene la aplicación.
Mailchimp esta pensado para ser fácil de usar, por lo que va paso a paso en la creación de campañas para envío de newsletters. El primer paso que nos invita a realizar es la creación de la lista de emails que recibirán la campaña de forma obligatoria. Ofrece importar listas de diferentes servicios y programas, a parte de que se cree automáticamente incluyendo un formulario de alta en nuestro blog que el propio programa ofrece. Aunque la manera más sencilla es subir archivos CSV con las direcciones a las que queramos enviar si son un numero considerable o añadirlas una a una. Para crear archivos CSV la manera más fácil es a partir de hojas de calculo, Excel, Openoffice Calc o similar con nombre y email para guardarlos posteriormente en ese formato. Ojo al preparar el archivo, email de formato correcto, nombres sin tildes y también controlar los espacios en blanco además de revisar que no haya duplicados con la opción del programa correspondiente. Una vez subido pide identificar las columnas, si son emails, nombres, apellidos y otros datos. A cada lista se le da un nombre para identificar, se le añade dirección postal que debe figurar en el email y un texto recordatorio para los miembros de las lista de porque reciben ese mail. Son medidas básicamente para evitar que la aplicación sea utilizada para el envío de spam según la legislación americana.
Después crear y llenar la lista contactos, se elige las opciones de campaña, seguimiento con analytics, si se comparte en redes sociales, etc. En las campañas gratuitas se incluye por defecto el seguimiento de enlaces. Además del nombre de la campaña, el asunto del mensaje, quien lo envía y la dirección de respuesta. También es posible personalizar a quien se envía incluyendo la etiqueta predefinida de nombre. ,
Hecho esto se puede empezar a diseñar y preparar la newsletter propiamente dicha, el programa ofrece 4 opciones diferentes a través un editor de fácil uso con bastante funcionalidades, un editor más básico, con plantillas prediseñadas y crear nuestras propias plantillas. Esta vez hemos usado plantillas prediseñadas en ambos casos de las 435 divididas en diferentes categorías. Entre ellas hay plantillas para Facebook, móviles y también para enviar los posts de nuestro blog generadas a través del RSS. Después de elegir la plantilla, se pasa al editor donde podremos incluir textos e imágenes además de eliminar las partes del template que no nos interesen. Se selecciona la parte a modificar con edit y se abre una ventana con editor wysiwyg como el de worpdress o el word con las opciones. En el editor incluye un botón para pasar a código html, muy útil si conocéis este lenguaje de programación para hacer cambios de formato, texto, color y traducciones de ciertas partes del email que están en inglés. En ambos editores podéis utilizar una serie de etiquetas para personalizar los emails, por ejemplo el nombre de la persona en el saludos, nuestras redes sociales, que compartan el email, etc. Aquí se puede ver el listado completo de las etiquetas de personalización disponible en el propio editor en el apartado de etiquetas (merge tags) y la primera opción open cheatsheet (abrir la “chuleta” el listado con todas por categorías)
Cuando lo tengáis todo a vuestro gusto, en la parte derecha de la pantalla podéis hacer click en la opción Preview & Test para abrir el mail en otra ventana o enviaros una prueba vuestro email. Los envíos de pruebas cuentan en los 12000 envíos mensuales. También podéis probar como se vería en un dispositivo móvil. Cada 20 segundos el programa guarda automáticamente el trabajo o al pasar en el menú superior de un paso a otro.
Hecho esto, el siguiente paso es revisar el formato en texto plano para programas de correo electrónico que no acepten lenguaje html. No conozco ningún programa que muestre emails en html pero es una opción clásica en en los programas y aplicaciones de newsletter. Pero lo suelen generar automáticamente del html, en este caso con el botón Copy text from html. Se copiaran enlaces pero no son serán clickables y a veces hay que revisar tema tildes y eñes porque en algún caso incluye caracteres extraños. También al igual que en la versión html se puede previsualizar y enviar test por correo.
Una vez que tengáis todo revisado y ok podéis pasar al apartado de Confirm con todos los pasos para ser editados en caso que no sean correctos. Si en todas las opciones hay de fondo un cuadro verde significa que esta todo ok, lista seleccionada, asunto, email para respuestas, formas de seguimiento, versión html, versión texto plano, autenticación y el logo de mailchimp integrado. En ese momento ya se puede enviar o programar su envío además de revisarlo de nuevo. Para programar el envío en una fecha y hora especifica hay que hacer click en Schedule y asignar la fecha y hora. Hay que poner atención a la zona horaria establecida para que los envíos lleguen en el momento que pretendemos.
Tras el envío se puede hacer el seguimiento de apertura, devolución de emails, número de clicks con la opción view report desde el dashboard para la campaña correspondiente.
Además de crear newsletter para envíos más o menos masivos también es útil en la creación de listas y mantenimiento de estas con la opción de crear formularios de registro e incluirlos en nuestra web, blog emails, incrustado, a través de enlace o incluso códigos QR.
Muchas son las opciones que incorpora esta aplicación web para crear, diseñar y enviar newsletters a los destinatarios elegidos y lo mejor de todo de forma gratuita.
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